Jedno kliknięcie nie wystarcza - tu łatwo pomylić podpis ze złożeniem

Na gov.pl można podpisać dokument elektronicznie profilem zaufanym, e-dowodem albo certyfikatem kwalifikowanym, ale sam podpis nie zamyka sprawy. Ministerstwo Cyfryzacji przypomina, że ta sama usługa pozwala też sprawdzić, kto podpisał plik i czy podpis jest ważny. Z jednego miejsca da się obsłużyć do 5 plików o łącznym rozmiarze 25 MB.

W usłudze „Podpisz dokument elektronicznie” użytkownik może podpisać plik zapisany na urządzeniu albo zweryfikować podpisy złożone przez innych. Chodzi o dokumenty w popularnych formatach, od .pdf i .docx po .xlsx, .jpg, .png, .xml czy .zip. Serwis działa także przy sprawdzaniu treści ukrytej w pliku .xml, a po zakończeniu procesu pozwala pobrać podpisane dokumenty na własne urządzenie.

Dostępne są trzy drogi. Pierwsza to podpis zaufany, który wymaga ważnego profilu zaufanego. Druga to podpis osobisty z e-dowodu, do którego potrzebny jest dowód z warstwą elektroniczną, PIN oraz aplikacja eDO App albo czytnik NFC. Trzecia opcja to podpis kwalifikowany, przy którym trzeba mieć certyfikat kwalifikowany, czytnik karty i aplikację Podpis GOV.

„Samo podpisanie dokumentów - również sprawozdań finansowych - nie oznacza, że zostały one złożone”

To zdanie najlepiej pokazuje, gdzie wielu użytkowników może się pomylić. Usługa pozwala podpisać dokument, ale nie zastępuje właściwego wysłania go do urzędu. W przypadku sprawozdań finansowych od 2020 r. nie trafiają one już do urzędów skarbowych - trzeba je kierować do KRS albo do Szefa KAS, zależnie od sytuacji podatnika i rodzaju jednostki.

Podstawy prawne usługi oparto m.in. na ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz na Kodeksie cywilnym. Jak podaje serwis, podpis elektroniczny można wykorzystać w sprawach urzędowych i w kontaktach z administracją publiczną, a nie w każdej prywatnej umowie. Ta usługa wygląda prosto, ale właśnie tu czai się najczęstsza pułapka - dokument można podpisać poprawnie, a mimo to nie złożyć go tam, gdzie trzeba, i wtedy cały wysiłek idzie na marne.

na podstawie: PSP w Tarnowie.